5 wskazówek o których warto pamiętać organizując konferencję

Jest to wspaniały sposób na spotkanie z współpracownikami i kontrahentami oraz świetna okazja na rozmowę z ludźmi pracującymi w tej samej branży czy środowisku akademickim. Burze mózgów i wymiany nowatorskich pomysłów w danej dziedzinie, a także szkolenia i spotkania biznesowe organizowane w profesjonalnym środowisku z zachęcają do owocnej pracy. Zastanawiasz się, o czym należy pamiętać, organizując konferencję? Zapraszamy do lektury! Jako Conference Center w sercu Poznania posiadamy bogate doświadczenie w branży.

Zbuduj team

Niektóre spotkania organizowane są nawet przez kilkanaście miesięcy. Przed Tobą wiele decyzji do podjęcia, może warto utworzyć komisję, która pomoże Ci w zaplanowaniu wydarzenia? Na czele takiej komisji stoi koordynator, który będzie osobą odpowiedzialną za podejmowanie wszystkich najważniejszych decyzji. Powinna być to osoba, która może spędzić najwięcej czasu nad planowaniem konferencji. Warto na tym etapie również pozyskać wiedzę dotyczącą poprzednich edycji wydarzenia, chyba, że jest ono organizowane po raz pierwszy.

Data i liczba uczestników

Możliwe, że część uczestników będzie musiała dotrzeć na spotkanie z innego miasta, a czasem nawet i kraju. Warto więc pomyśleć o ich transporcie i zakwaterowaniu lub powiadomić ich o spotkaniu na tyle wcześnie, by mogli znaleźć transport i zakwaterowanie na własną rękę. Od dokładnej liczby uczestników zależy wielkość sali, jest to więc kluczowy aspekt w planowaniu wydarzenia.

Miejsce

Organizację zacznij od znalezienia i rezerwacji sali konferencyjnej. Miejsce należy rezerwować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Sala musi spełniać zarówno wszystkie Twoje potrzeby, jak i delegatów. Warto więc, by wydarzenie odbyło się np. w centrum miasta, z dobrym dojazdem do dworca czy lotniska oraz parkingiem.

Materiały, technologie i pozostałe wyposażenie

Dobre oświetlenie i akustyka to dwa ważne aspekty każdej konferencji. Niemniej jednak podczas profesjonalnych spotkań chętnie używane są również nowoczesne technologie. Potrzebujesz szybkiego dostępu do internetu, rzutnika, głośników, a może tablicy suchościeralnej lub flipchart? Pamiętaj, by upewnić się, że wynajmowana przez Ciebie sala konferencyjna zawiera niezbędne wyposażenie.

Program

Zaproś mówców i prelegentów, którzy przyciągną chętnych i nadadzą wydarzeniu odpowiedni ton. Zadbaj również o urozmaicenie spotkania w różnego rodzaju prezentacje, przerwy na ciepłe napoje czy posiłek, a nawet rozrywki. Trzymaj się popularnego formatu konferencji (otwarcie, przemowy i prezentacje, zakończenie) lub sformułuj własny harmonogram wydarzenia.